溪四创办〔2013〕9号
县四城联创工作指挥部办公室
关于印发《竹溪县省级文明县城档案资料收集报送工作方案》的通知
县直各单位、各相关乡镇：
《竹溪县省级文明县城档案资料收集报送工作方案》已经竹溪县四城联创工作指挥部同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
2013年6月21日
主题词：省级文明县城 档案资料收集 通知
报：县四城联创工作指挥部各指挥长
发：县直各单位、各有关乡镇
竹溪县四城联创工作指挥部办公室 2013年6月21日印发
共印140份
竹溪县省级文明县城档案资料收集报送
工 作 方 案
为认真做好创建省级文明县城“材料审核”资料的收集归档工作，确保我县“省级文明县城”申报及迎检工作顺利开展，按照《湖北省文明城市测评体系》的要求，结合档案管理的有关规定，特制定本方案。
一、基本原则
按照《湖北省文明城市测评体系》材料审核内容要求，坚持“一一对应，首尾对照，原件为准，数据确凿”的原则，收集、整理、归档各类创建工作资料，实事求是、客观公正、完整准确报送在创建省级文明县城工作中形成的各类文字、图片、音（视）频资料，确保全面、准确、真实、系统地反映我县创建省级文明县城工作情况。
二、主要任务和要求
（一）档案收集的内容
档案资料的收集、整理和报送以《竹溪县创建省级文明县城测评标准及工作任务分解表》（溪四创[2013]4号文件）9个方面、36类测评指标、129款测评内容、352条具体标准为主要内容。9个方面内容包括：廉洁高效的政务环境、民主公正的法治环境、规范守信的市场环境、健康向上的人文环境、有利于青少年健康成长的社会文化环境、合适便利的生活环境、安全稳定的社会环境、可持续发展的生态环境、扎实有效的创建活动。重点是测评体系中“材料审核”部分。
（二）档案资料的收集范围
档案的收集，以《竹溪县创建省级文明县城测评标准及责任任务分解表》中测评标准为归档范围。即凡是反映我县2011年1月1日至2013年12月31日期间创建文明县城各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子文件、标志性实物等不同门类和载体的各种材料均属收集范围。
1、县委、县政府关于创建工作的文件、简报、纪要、会议资料、活动记录、领导讲话等文字材料。
2、城区各责任单位涉及本地区本部门相关测评内容所形成的文字、会议文件、问卷调查、音像、电子文件、标志性实物等资料。
3、已经获得的国家、有关部委和省、有关厅办局颁发的，与精神文明建设相关的城市荣誉称号的奖状、证书等；创建工作内容得到省以上嘉奖的文件、奖状、证书等。
4、新闻媒体关于我县创建工作宣传报道的相关资料。
（三）档案资料收集、整理的要求
1、档案资料的收集要求：档案资料由文字资料、图片和音像资料组成，文字资料以原件和复印件为主，资料要详实丰富，整齐规范，能够全面反映创建活动的过程，并保持彼此间的内在联系，做到直观全面，完整准确，真实可信。凡归档的文字材料应字迹工整清晰，纸张干净整洁，无褶皱；首页右上角要加盖单位公章；报送的各类纸张文字（带文件号除外）一律使用国标A4纸张。各责任单位报送的材料需一式两份。
2、档案资料的整理要求：按照《湖北省文明城市测评体系》材料审核要求，各责任单位在整理档案资料时，每一小项测评标准要填写一张测评材料提交表（样表附后），以精炼的文字对落实该测评标准做结论性式说明；填写证明该测评标准的各个文件名称，并在证明文件中用红笔画出针对测评内容的主要语句、段落。
3、档案资料整理的顺序要求：一是以活动内容并按时间顺序进行整理；二是按内在的规律进行整理，例如：创建活动通知、活动方案、领导讲话、活动开展情况、经验材料、表彰决定等；三是同类资料按级别高低顺序进行整理，国家级、省级、市级、县级等。
4、材料的编号标识要求：创建工作材料按《竹溪县创建省级文明县城测评标准及责任任务分解表》中“测评内容”的顺序逐件编号。材料编号的格式如下：“Ⅲ-1-2-①”，其中，“Ⅲ-1”代表测评内容序号，“Ⅲ-1-2”代表该测评内容中的第2个标准，“Ⅲ-1-2-①”代表该标准的第一份原始材料。
5、档案资料的审核要求：一是形式审核，即测评人员审核所提供的材料是否符合以上四条规定。二是内容审核，即“四创办”根据提供的“测评材料提交表”和原始材料，审核是否达到测评体系的相关标准。对文字类的材料，根据测评标准“达到”的要求是：有计划、制度和机制；有活动、保障措施；有特色和成效。对数据类材料，根据测评标准“达标”的要求是：提供的数据值符合A类标准的数据值，原始材料能够证明数据的正确性。三是对需征求上级主管部门意见的材料，也要看主管单位出具的证明材料，对照测评标准，做出评定。
（四）统计口径
1、凡按照统计法和行业主管部门要求纳入当地统计范围的数据，以当地的统计数据为准。
2、以人口为计算基数的数据，如果未纳入当地统计范围的，以户籍人口为统计数据。
4、凡涉及全县性数据，如县城总人口数、县城居民户数、县城面积等，以县统计局提供的数据为基准计算。
（五）材料的审核上报
1、上报测评材料前，各单位主要领导要认真审核把关，确保文件材料、统计数据的真实性、有效性，并能确保测评标准达到A类标准（满分）。
2、各责任单位应逐条审核测评材料是否与测评标准相一致，并注意以下问题：
①提供材料的时间、空间范围是否符合要求；
②有些文字描述型标准需要列举相应的文件名称或制度，并说明相关内容，缺一不可；
③结论性描述与提供的原始材料事实是否相符；
④部门统计数据与全县统计数据是否吻合，或者各个年份统计数据是否吻合。
三、实施步骤
第一阶段：资料收集整理阶段（8月1日-8月31日）。各责任单位按规定时间抓紧进行收集、完善、整理2011年、2012年、2013年档案资料。
第二阶段：资料预审阶段（9月1日--9月16日）。各责任单位按时间要求，准备一套完善的档案资料，到“四城联创”办接受预审核。对通过审核达到标准的资料，再准备一套同时上报“四城联创”办；对审核没达标的档案资料，进一步完善，确保达标。
第三阶段：资料上报阶段（9月17日--9月30日）。各责任单位按照时间要求，把通过预审全部达标的档案资料进行提交上报。
第四阶段：资料整理阶段（10月1日--11月15日）。“四城联创”办对所有档案资料整理，加印页码；编写总结性说明文字；打印档案目录。做好2011年--2013年材料装订成册的准备工作。
第五阶段：资料装订阶段（11月16日--11月30日）。由“四城联创”办统一设置封面，统一编号，把所有资料装订成册，全面完成资料归档立卷工作，准备迎接检查。
四、保障措施
1、明确任务。各相关乡（镇）、县直各单位要按照《竹溪县创建省级文明城市资料收集整理共性任务分解表》和《竹溪县创建省级文明县城资料收集整理个性任务分解表》要求开展资料收集、整理和报送工作，确保档案资料收集准确、完整、规范、及时。
2、明确时间。各相关乡（镇）、县直各单位要严格按照创建省级文明县城总体部署开展创建工作，收集整理档案资料，按照《档案资料上报时间安排表》报送提交档案资料。
3、明确责任。相关乡镇和县直各单位要指派专人负责档案资料的的收集、整理、报送工作，做到分分必争、项项满分。并将负责档案资料的主管领导和具体负责人名单、联系方式加盖单位公章后于7月1日前报“四创办”（电话：2736111）。县“四创办”将安排专人负责分类整理归档装订工作。县“四创办”督导组将督促加强省级文明县城档案资料收集整理和报送工作的督导并及时通报工作情况。将按照“谁主管谁负责，请丢分谁负责”原则，对创建工作消极被动，工作不达标的，追究相关责任单位的责任。
附件：
1、《竹溪县创建省级文明县城共性任务资料收集整理任务分解表》；
2、《竹溪县创建省级文明县城个性任务资料收集整理任务分解表》；
3、《测评材料提交表》；
4、《资料审核上报时间安排表》。
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